Caso de Estudio: Rediseño de procesos

CASO DE ESTUDIO: REDISEÑO DE PROCESOS DE NEGOCIOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE PEQUEÑAS EMPRESAS

Preguntas del caso de estudio:

1. El problema que presentaba en SBA era que maneja sus solicitudes e información de financiamiento por un único sistema computarizado (ALCS) el cual era obsoleto, engorroso, poco confiable y no cumplía con los requerimientos de TI. Se decidió cambiar porque en el proceso se perdían archivos, se duplicaban, o se dan cálculos erróneos.

2. El propósito de centralizar las funciones es para tener un solo punto de contacto y para el soporte de TI y permitir a la organización realizar otras tareas y además se automatiza el proceso de préstamos.

3. Se puede mejorar el proceso de recopilación de datos, reducir errores y el trabajo. El SI también ayuda a los inspectores a realizar sus labores, debido q que se pueden conectar a la base de datos y adquirir la información desde la habitación del hotel, o la oficina.

Mis en acción:

1. Proceso anterior:

• SBA envía solicitudes por correo a las victimas.

• Ofrecen oficinas temporales en las áreas afectadas.

• Las solicitudes se enviaban a la oficina regional para ingresar los datos en la ALCS y se genera un archivo en papel.

• Se hacia un informe de crédito manualmente.

• Se integraban al archivo.

• Se envía al departamento de verificación de perdidas y a un inspector.

• Se devuelve a un funcionario de préstamos y este toma la decisión.

Este requería mucha manipulación de mano de obra y tardaba mucho tiempo en completarse todo el proceso, debido a que se debía enviar la información a varios departamentos para ser revisada.

Proceso Actual.

• Se crea o ingresa una solicitud de préstamo en la base de datos de Oracle.

• Estas solicitudes se convierten en comisiones que se manda electrónicamente a la tablet PC’s de los inspectores.

• Los inspectores ingresan los datos y detalles directamente a la tablet PC’s, y luego al final del día se cargan los datos a la base de datos.

Se requiere menos tiempo, en cuanto a costo se debe considerar que la inversión en el SI puede ser alta, sin embargo los beneficios que genera hacen que en realidad sea poco porque baja costos en otras áreas del proceso.

2. Características:

• Automatiza procesos.

• Utiliza bases de datos de Oracle 9i.

• Conexión WiFi.

• Permite tener carteras de prestamos

• Plataforma de préstamos universal.

Se ilustran en el caso en que los inspectores se conectan a la base de datos desde cualquier punto con la conexión WiFi y además al final del día cargan los datos a dicha base de datos. Las otras no hacen referencia si ya se implementaron, sin embargo para mejorar el proceso debe hacerse continuamente y constante debido a que las exigencias de los clientes cambian, y los avances tecnológicos permiten complacer de una manera más eficaz.

3. No tener un sistema para cada operación o servicio que se da en la organización sino mas bien uno centralizado que permita evitar datos duplicados o perdidos, además cambiar el proceso manual y ahorrar tiempo y costos, y también de esta manera eliminar los archivos físicos y el consumo excesivo de papel utilizando bases de datos de Oracle. Otros aspectos en que se favorecieron las empresas son: fácil recopilación de información, utilización de redes inalámbricas para la comunicación interna y externa de la empresa.